Organiser un séminaire à Deauville en 5 étapes.

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Organiser un séminaire à Deauville en 5 étapes.

Vous êtes sur le point d’organiser un séminaire à Deauville pour vos collaborateurs et vous êtes dans les prémices de votre process. Tout d’abord, félicitations pour le choix de la destination. En effet, Deauville est une des destinations de référence pour y organiser une convention d’entreprise. Cependant, afin que cet évènement fédérateur soit parfait, il y a de nombreuses étapes que vous devrez respecter. 

Dans cet article, nous allons vous exposer tous les avantages et les charmes de Deauville pour y organiser votre séminaire puis, vous guider étape par étape, pour n’oublier aucun détail et planifier un événement idéal.

Sommaire

1 – Organiser un séminaire à Deauville : La destination idéale ?

À la fois destination balnéaire tendance et ville à la pointe de la technologie, de l’art et de l’événementiel, Deauville possède tous les atouts majeurs de la destination idéale pour organiser un séminaire. Sa situation géographique, à deux heures de Paris en Train, son aéroport et son accès direct par l’autoroute au départ de Paris en facilite l’accès par tous vos collaborateurs.

Poumon économique du tourisme en Normandie, Deauville est une destination de choix pour votre séminaire, sans compter sur la variété de son offre gastronomique et la diversité de sa gamme hôtelière.

Pas encore convaincus ? Découvrez toutes les raisons pour lesquelles vous devriez organiser votre séminaire à Deauville

Sa situation et son cadre de vie

En plus d’être extrêmement bien reliée à Paris et aux autres grandes villes de France et d’Europe, Deauville peut se vanter de son cadre idyllique. Son environnement riche lui a donné cette renommée internationale de ville de luxe et de détente dans l’absolu.

Ici, les paradoxes sont de mises : vous y découvrirez un mélange de culture et de siècles d’histoires, d’animation et de tranquillité. Un mélange harmonieux de modernité et d’authenticité avec ces fameuses maisons en colombages qui jouxtent les toits de chaumes et les grandes enseignes de luxe. 

Même si la ville vit au rythme du tourisme, du cheval, du Golf et de son immense plage de sable fin, Deauville c’est cependant aussi la ville du cinéma, de l’art et de la modernité. Avec ses nombreux événements tels que le très connu Festival du Film Américain et ses célèbres planches de Deauville et ses nombreuses expositions, Deauville entretient son image internationale de ville “dans le vent”.   

Et si vous recherchez le calme pour un séminaire à Deauville sous le signe de la détente, au bord de mer, vous y trouverez des espaces de nature et de tranquillité à quelques encablures du centre ville. 

La position stratégique de la ville vous permettra également de partir explorer les alentours et les magnifiques trésors de la région. Vous pourrez monter la colline du Mont Canisy pour y découvrir tous les vestiges de la guerre et son panorama à couper le souffle. À quelques kilomètres, Honfleur et son port immortalisé à de nombreuses reprises par des peintres de renom tels que Eugène Boudin ou Claude Monet. Découvrez Cabourg et sa célèbre plage, Caen et son château ou encore Trouville est ses ruelles typiques. 

Séminaire à Deauville : Des activités Team Building de premier choix

Côté activités team building à Deauville, vous n’aurez que l’embarras du choix !

Bien entendu la plage et la vie portuaire apportent leur lot d’activité team building de détente telles que la régate en voiliers, la sortie en bateau de pêche ou les activités nautiques classiques. 

Mais la modernité de la ville et la présence d’agence telles que Model Week pour organiser votre séminaire à Deauville vous apportent de nouvelles perspectives en termes d’offres de team building. La créativité de cette agence a vu naître les activités très originales basées sur la cohésion et les nouvelles technologies. C’est le cas par exemple de la création de clips, la réalisation de court-métrages, de stop motion ou de fashion film. Nous noterons aussi la très belle activité de création d’un logo humain vu du ciel en drone. 

Deauville propose également une activité chasse au trésor exclusive à l’agence Model WEEK. Cette activité de 2h30 est idéale pour la cohésion, l’esprit d’équipe et le côté détente. Entre petite traversée en bateau, dégustation de produits locaux et coup de poker au casino, cette activité Team building à Deauville est un MUST pour votre incentive ! À ne pas rater. 

Bien entendu de nombreuses autres activités Team Building classiques sont disponibles lors de votre séminaire à Deauville comme les Escape Game, les dégustations, les activités autour du cheval, du golf, les visites…

Les infrastructures pour organiser votre séminaire à Deauville

Classée sur le podium des destinations MICE pour l’organisation d’événements en France, Deauville possède également de parfaites connexions avec le reste de l’Europe. Elle propose de nombreuses infrastructures et lieux adaptés pour votre séminaire à Deauville telles que des auditoriums, des grands centres de réunion, le CID (Centre International de Deauville). Deauville c’est aussi de nombreuses villas Normandes adaptées à la réception de grands groupes et à l’organisation de réunions et d’événements. Citons l’exemple de le la villa Strassburger, un manoir qui fut propriété de Flaubert ou de Rothschild avant d’être cédée à la mairie de Deauville qui la loue pour certains événements. 

En matière d’hébergement pour votre convention, cette station balnéaire n’est pas en reste. Du simple hôtel milieu de gamme aux palaces, en passant par les hôtels 4/ 5 étoiles et les petits hôtels pittoresques, les logements de la ville sont d’une grande qualité et parfaitement adaptés pour accueillir un événement comme le vôtre.

Équipés de salles de sport, d’espaces de réunions modulables ou encore d’infrastructures de détente, de SPA, vous trouverez certainement l’hôtel qui correspondra à vos besoins dans le cadre de votre séminaire à Deauville.

Deauville possède quoiqu’il en soit toutes les infrastructures idéales pour la réception de grands groupes et la réalisation d’événements professionnels de toutes envergures. 

Deauville n’attend plus que vous pour réaliser vos incentives !

Récapitulons les raisons majeures pour lesquelles organiser son séminaire d’entreprise à Deauville

  • Sa situation idéale à 1h30 de Paris
  • Son cadre de vie et sa modernité
  • Ses nombreuses infrastructures adaptées à vos réunions
  • Sa capacité d’hébergement
  • Son excellent réseau de communication interne et externe
  • Ses nombreuses activités team-building
  • Notre agence spécialisée et sur place : www.convention-deauville.com
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organiser un séminaire à Deauville

2 – Quelles sont les étapes pour organiser un séminaire à Deauville?

Bien préparer son séminaire c’est s’assurer un gain de temps considérable en évitant les échanges quotidiens avec votre agence réceptive qui organise votre convention à Deauville. Nous vous aidons en vous préparant ce brief rapide que vous pouvez télécharger afin de le remplir et l’envoyer à l’agence . Le devis n’en sera que plus précis et rapide.

Quel est le budget pour un séminaire à Deauville?

Le budget alloué pour votre séminaire est bien entendu le point primordial pour commencer les recherches. En fonction de celui-ci vous pourrez définir la destination et le type de prestation. Cet article vous aidera pour estimer votre budget pour faire un séminaire à Deauville. Nous le verrons dans la partie dédiée au prix d’un séminaire à Deauville.

Quel est la date idéale pour organiser un séminaire à Deauville?

Un choix primordial ! Il faudra prendre en compte : les disponibilités de chacun des collaborateurs et des  intervenants externes, les limites du calendrier (jours fériés en France mais aussi dans la destination finale), la saisonnalité (si vous souhaitez faire faire du jetski à vos collaborateurs, évitez d’organiser votre séminaire à Deauville au mois de Décembre).

Il est également important de prendre en compte le calendrier des événements comme le festival du film Américain de Deauville en septembre ou les ventes de chevaux en Juillet et en Août.

Le printemps et le mois d’octobre sont les périodes idéales pour organiser un séminaire à Deauville. Même si la ville offre une structure disponible toute l’année pour recevoir vos événements.

Quel est la durée idéale d’un séminaire à Deauville?

La durée du séminaire est très variable en fonction des besoins de l’entreprise et du budget. Certains séminaires se déroulent sur 24 heures, d’autres sur une semaine parfois. Pensez cependant au bien être de vos collaborateurs : partir pour un séminaire de 24 heures est épuisant mais partir une semaine en laissant sa famille derrière peut être également difficile pour de nombreux invités. La durée idéale pour un séminaire à Deauville est de 3 jours / 2 nuits.

Quel est le nombre de participants au séminaire à Deauville ?

Il s’agit de bien définir ce point à l’avance car le budget, la sélection d’hôtels, le choix des salles de réunions, les vols, etc, seront directement impactés par le nombre de participants.

Quel est la destination idéale pour organiser un séminaire ?

Directement liée à la date et au budget, la destination est primordiale pour le bon déroulement du séminaire et le bien être de vos équipes.  On recherche trop souvent l’insolite pour épater les collaborateurs mais n’oubliez pas qu’il s’appelle ainsi car justement l’insolite n’a pas encore fait ses preuves. 
Pour les séminaires importants et avec de nombreux participants, privilégiez les destinations classiques et le bon choix de l’agence réceptive à Deauville qui saura vous proposer l’originalité dans cette destination toujours très appréciée. Évitez les longs trajets en avion, une destination à 2 heures est idéale pour un séminaire réussi. Deauville est pour cela la destination idéale pour organiser votre convention.

Où se loger pendant un séminaire à Deauville ?

Le choix de l’hébergement est très important. Pour cela privilégiez l’aide d’une agence locale car les photos et commentaires sur internet sont très souvent trompeurs ! La situation idéale en front de mer à quelques pas du centre ville peut très vite s’avérer être un hôtel au bord de l’autoroute.

Il faudra penser à :

  • combien de chambres twin, doubles ou individuelles ai-je besoin?
  • capacité de la salle de réunion plénière et combien de salle de sous commissions ?
  • combien de déjeuners et dîners sur place?
  • distance de l’hôtel et du centre ville/ de la gare/ aéroport
  • parking privé ?
  • salles de réceptions ?
  • hôtel restaurant?
  • espace lounge ?

Quels sont les restaurants pendant un séminaire à Deauville?

Combien de déjeuners et dîners allez-vous organiser lors de votre séminaire à Deauville ? Combien seront à l’hôtel (à privilégier lors des journées de travail) et combien en extérieur. Allez-vous proposer une soirée dansante, un dîner original, une soirée de gala ? Quels types de repas souhaitez-vous ? Quels sont les meilleurs restaurants pour votre séminaire à Deauville ?

Essayez de détailler au maximum pour que le devis que vous enverra votre prestataire soit au plus proche de vos attentes:

  • Nombre de déjeuners à l’hôtel et sous quel format (Buffet, cocktail, assis) ?
  • Combien de déjeuners à l’extérieur ?
  • Nombre de dîners à l’hôtel et sous quel format (Buffet, cocktail, assis) ?
  • Combien de dîners à l’extérieur ? Soirée de gala ?

Quel est le planning idéal pour organiser un séminaire à Deauville?

Indispensable pour l’organisateur, le planning définit le temps qui sera dédié aux réunions et aux activités ou à la détente:

  • Combien de demie-journées de réunion ? Il définit aussi le nombre de coffee break
  • Combien de demies-journées d’activité
  • Périodes de temps libre pour les participants ?

Quelles sont les salles de réunions pour un séminaire à Deauville?

Cette notion sera directement liée au choix de l’hôtel. Pour les grands groupes, très rares sont les hôtels proposant plus de 4 ou 5 salles de réunions équipées pour votre séminaire à Deauville. Il faudra donc bien définir ses besoins afin de se diriger vers les hôtels adaptés. Le matériel sera aussi à préciser.  Attention, les hôtels facturent en général très cher les prestations audiovisuelles car ils font appel à des sous-traitant externes.

  • Capacité de la salle plénière
  • Nombre de sous commissions souhaité et capacité de chacune
  • Vidéo projecteur ? Combien ?
  • Système de son (sonorisation) / Micros
  • Cabines de traduction ?
  • Estrade, pupitre ?
  • Internet haut débis
  • Salle à la lumière du jour ?

Quels choix d’activités team building pendant un séminaire à Deauville ?

Si votre séminaire à Deauville offre une ou des périodes de détente sur lesquelles vous souhaitez organiser des activités pour fédérer vos équipes, il faudra définir à l’avance le type d’activités choisies : sportives, ludiques, culturelle, team building. Pour les grands groupes le choix se restreint rapidement et les conseils de votre agence réceptive seront très utiles. Essayez le plus souvent possible de proposer une activité team building originale. L’activité Team Building la plus complète à Deauville et la plus apprécié des participants est la chasse au trésor pluri-activités. (Découvrez ici toutes les activités Team Building à Deauville).

Quel type de soirée de gala pendant le séminaire à Deauville?

Allez vous organiser une soirée de gala et quel en sera le type ? C’est un élément très impactant sur le budget et qui demande beaucoup d’organisation et le sens du détail, alors faites vous aider par une agence.

  • Soirée privée ou dans un lieu ouvert au public ?
  • Une soirée à thème ou avec un spectacle ?
  • Soirée dansante ?

Les transports durant le séminaire à Deauville

Il y trois types de transports à prendre en compte pendant un séminaire à Deauville : l’acheminement (en train ou en avion), les transferts aéroports/hôtel, les transports internes (restaurants/activités).

En général votre agence réceptive gère les deux derniers points. L’acheminement reste à votre charge et vous pouvez l’organiser vous-même pour éviter les frais de dossier coûteux ou faire appel à des agences spécialisées dans les transports (tour operator).

Quels cadeaux faire pendant un séminaire à Deauville?

Vous souhaitez offrir un cadeau à tous vos invités ? Vous pouvez demander à notre agence de s’en occuper. Attention, si vos collaborateurs rentrent en avion pensez-bien à ce qui peut être ramené en soute. Évitez également les produits qui seraient susceptibles de leur apporter des problèmes à la douane (alcools, contrefaçons, parfums…).

Quel matériel envoyer avant un séminaire ?

C’est un point également très important à prendre en compte car il ne faudrait pas que votre séminaire commence sans que votre matériel ne soit arrivé sur place. Prévoyez donc un délai de sécurité de deux ou trois jours pour ne pas avoir de surprise.

Si vous devez faire livrer du matériel imposant : n’oubliez pas de faire vérifier par votre agence, avant de valider l’hôtel, si celui-ci est adapté (monte charge, hauteur de portes, etc) à vos colis.

Quelle agence pour organiser un séminaire à Deauville?

Il existe de nombreux types d’agences pour organiser un séminaire à Deauville. Privilégiez les agences réceptives qui connaissent parfaitement la ville. Si vous faites appel à un agence généraliste elle fera, de toutes façons, appel à une de ces agences réceptives.
 Si vous décidez d’organiser un séminaire à Deauville par vous-mêmes (ce que nous vous déconseillons pour éviter toute surprise si vous ne connaissez pas parfaitement la destination), prenez-bien votre temps pour analyser les offres des hôtels et des prestataires car il y a souvent des petites lignes que l’on oublie de lire…

Les cas particuliers à prendre en compte dans l’organisation du séminaire à Deauville

  • Les allergies
  • Les personnes à mobilité réduite
  • Les restrictions alimentaires
  • Les détails relatifs à la religion
  • Les aléas du calendrier

Ces éléments sont très importants pour le bien être de vos collaborateurs, donc ils seront à préciser en aval à votre agence réceptive organisatrice.

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3- Quel budget pour organiser un séminaire à Deauville ?

Deauville a toujours été une destination favorite des touristes pour sa beauté, sa situation et sa douceur de vivre. 

Cependant Deauville est une destination relativement chère en termes d’hébergement et de prestations touristiques diverses.

Le calcul du budget est la phase essentielle du brief idéal pour organiser votre convention. Nous allons donc vous aider dans la planification de celui-ci et vous donner quelques idées de budget pour organiser un séminaire à Deauville
Pour des prestations complètes organisées par des agences réceptives à Deauville de qualité (hébergement, restauration, réunions, activités, transports internes, accompagnements…), comptez environ 400 euros par personne, par période de 24 heures sur place, en moyenne saison. Ce tarif est bien entendu donné à titre informatif et variera en fonction des points énumérés ci-dessous.

Quel budget pour l’hébergement lors d’un séminaire à Deauville ?

C’est sans aucun doute la prestation la plus onéreuse de votre séminaire à Deauville

En haute saison par exemple, il vous sera très difficile voire impossible de trouver un hôtel 4 étoiles moyenne gamme en centre-ville à moins de 200/220 euros la nuit. 

Il existe bien entendu de nombreuses offres d’hébergement pendant votre séminaire à Deauville permettant de diminuer ces coûts. Il vous suffira de vous éloigner du centre ville, de favoriser les hôtels plus bas de gamme ou de faire appel à une agence réceptive. Model Week travel bénéficie de nombreux avantages et tarifs avantageux auprès des hôtels les plus conformes à vos attentes.

Quel budget pour la restauration lors d’un séminaire à Deauville ?

Ici, comme dans toutes les destinations, le tarif des prestations dépendra du type de restaurant que vous souhaitez. On trouve de bonnes tables à 20 euros pour un menu complet le midi en semaine cependant ces établissements n’acceptent pas souvent les réservations de groupes. Là encore, faire appel à une agence vous facilitera la tâche.

Quel budget pour les activités lors d’un séminaire à Deauville ?

Là encore il y en a pour tous les budgets. De la simple visite de monument à la découverte de la ville en hélicoptère, la différence de prix est bien sûr très grande.

Vous aurez la possibilité de réaliser des activités team building à Deauville de toutes sortes : activités sportives, culturelles, dynamiques, tendances, innovantes et à tous les prix. Pour une activité moyenne, encadrée et totalement organisée, comptez une cinquantaine d’euros par personne.

Et le reste…

Voici les autres points auxquels il faudra aussi penser lorsque vous établirez votre budget 

  • Les extras pendant votre soirée de gala
  • Les cadeaux aux collaborateurs
  • Le photographe/vidéaste 
  • Les frais de papeterie/édition/production
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4- Témoignage d’un séminaire à Deauville

Je tenais à partager cette expérience assez inédite que nous avons vécue lors de notre dernier séminaire national à Deauville. Habitués de ces réunions bi-annuelles, mes collaborateurs sont parfois démotivés à l’idée de faire un séminaire classique. C’est bien entendu la réaction totalement opposée à ce que nous recherchons étant donné que ces événements réguliers sont censés accroître leur motivation. 

Pour cette dernière édition nous avons donc souhaité faire quelque chose de différent, hors des chemins battus et qui saura surprendre tout le monde. Pour cela nous avons fait appel à Model Week Travel, cette filiale d’une grande agence de mode et d’événementiel qui apporte vraiment un renouveau dans la conception des réunions d’entreprises. Elle m’avait été conseillée par le directeur d’une de nos filiales et je ne peux que l’en remercier.

De l’inédit, de l’authenticité, de la modernité : telles étaient les promesses de cette agence et le challenge que nous lui avions imposé.

Je ne rentrerai pas dans les détails mais imaginez une nuit en tentes au coin du feu, des guitaristes et un barbecue géant : en voilà de l’AUTHENTICITÉ

Cette nuit aura été le théâtre du tournage de quelques scènes du court métrage qu’ont réalisé mes équipes comme activité Team Building. INÉDIT!

Sur la plage, le lendemain matin, nous avons réalisé une chorégraphie filmée par un drone comme scène de fin pour clore le court-métrage : la MODERNITÉ

L’après-midi fut dédiée à une petite réunion de deux heures puis l’excellente Chasse au trésor qui est vraiment complète avec une traversée en bateau, dégustations, challenges, énigmes, tout au casino… De très nombreuses activités en une, pour tous les goûts.

Tout a été parfait, des prémices de l’organisation jusqu’à la fin de l’événement. La gentillesse des équipes et de ces deux frères, Greg et Steve, sont le point d’orgue de cet événement.

La plus grosse difficulté suscitée par ce séminaire à Deauville : faire mieux la prochaine fois!

Bravo !

Marc P – Dirigeant d’une société de 120 collaborateurs dans le domaine de l’agro-alimentaire.

5 – Quelles sont les meilleures adresses pour organiser votre séminaire à Deauville ?

Pour l’organisation de votre convention à Deauville, il est conseillé de faire appel à une agence événementielle locale, référente et moderne.

Comme vu dans le témoignage ci-dessus, voici les coordonnées de Model Week Travel, partenaire de Deauville, qui organise votre séminaire à Deauville de A à Z :

Model Week Travel

www.convention-deauville.com

+33 6 62 31 49 03

contact@convention-deauville.com

L’Oeil de Deauville

Nous avons souvent la demande de coordonnées de photographes et de vidéastes pour couvrir vos événements à Deauville :

www.photographe-deauville.com

+33 7 49 07 19 57

contact@photographe-deauville.com

Nous vous souhaitons un excellent séminaire à Deauville !

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