Organiser une convention à Deauville : Toutes les infos.

Organiser une convention à Deauville : Toutes les infos.

Vous avez choisi de réaliser votre convention à Deauville pour vos collaborateurs et vous attaquez l’organisation. Dans un premier temps, félicitations pour ce choix . En effet, Deauville fait partie des destinations idéales pour y organiser une convention d’entreprise. Cependant, afin que votre événement soit irréprochable, il y a quelques étapes incontournables dans la préparation.

Nous allons ici vous présenter toutes les qualités de Deauville qui en font la destination favorite pour organiser votre convention et vous présenter le process de l’organisation pour que votre séminaire à Deauville reste dans les mémoires.

Sommaire

Deauville : une valeur sûre pour votre convention

Deauville c’est la destination qui sait recevoir. Elle est idéalement située, entre terre et mer, avec des infrastructures idéales pour les conventions et une région riche en découvertes.  Deauville conjugue parfaitement loisir et travail et possède une situation géographique idéale pour organiser une convention, à environ 2 heures de Paris par l’autoroute ou la voie ferrée.

Avec une attention particulière accordée au tourisme d’affaire des dernières années, la mairie et les acteurs de l’événementiel ont développé des structures idéales pour y accueillir vos collaborateurs. On y découvre un service de grande qualité et de grande capacité dans les domaines de l’hébergement, de la restauration mais aussi et surtout dans les infrastructures événementielles telles que les centres d’affaires et les salles de réunion.

Convention Deauville

Deauville et des atouts

D’abord facile d’accès (n’oubliez pas vos collaborateurs), vous découvrirez une ville riche économiquement mais également par son histoire et son image qu’elle préserve depuis des siècles.

Le mariage des maisons à colombages et des boutiques de grands couturiers est un audacieux mélange des styles que Deauville sait cultiver.

Bien entendu, Deauville c’est le festival du film américain et de nombreux autres festivals. C’est également sa magnifique plage et ses parasols que vous pourrez découvrir lors de votre convention. n’oubliez pas d’ailleurs de prendre quelques clichés sur les fameuses planches. 

Mais Deauville c’est aussi une nature préservée et vous pourrez choisir un hébergement perché sur les hauteurs en plein coeur de la Nature à seulement 10 minutes du centre.

Par ailleurs, sa situation géographique la place au coeur de la Normandie et par conséquent elle vous ouvre de nombreuses portes sur les environs: Honfleur et son magnifique port de plaisance, Etretat et ses falaises si renommées, Bayeux et sa tapisserie.

Les activités Incentive à Deauville : un choix exceptionnel !

Vos incentives et autres team building occupent une place primordiale dans l’organisation de votre convention à Deauville. En effet, en dehors des périodes de réunions, ces activités fédératrices ont pour objectif de motiver vos équipes tout en leur offrant un moment de détente et de découverte. Seulement, d’années en années, il est très difficile de se renouveler et de se différencier. C’est pourquoi, quelle que soit votre destination, vous retombez systématiquement sur le même type d’activités. 

C’est à nouveau sur ce point que Deauville se démarque car la modernité de la ville et la présence d’agence telles que Model Week pour organiser votre convention à Deauville vous apportent de nouvelles perspectives en termes d’offres de team building. En effet, la créativité de cette agence réceptive référence à Deauville a vu naître les activités très originales basées sur la cohésion et les nouvelles technologies. C’est le cas par exemple de la création de clips, la réalisation de court-métrages, de stop motion ou de fashion film. Nous noterons aussi la très belle activité de création d’un logo humain vu du ciel en drone. 

Deauville propose également une activité chasse au trésor exclusive à l’agence Model WEEK. Cette activité de 2h30 est idéale pour la cohésion, l’esprit d’équipe et le côté détente. Entre petite traversée en bateau, dégustation de produits locaux et coup de poker au casino, cette activité Team building à Deauville est un MUST à ne pas rater. 

Bien entendu de nombreuses autres activités Team Building classiques sont disponibles à Deauville comme les Escape Game, les dégustations, les activités autour du cheval, les visites…

Les infrastructures pour votre convention à Deauville

Une capacité de réunion pouvant aller jusqu’à 2500 participants dont  le centre des congrès et son auditorium qui peuvent accueillir jusqu’à 1500 collaborateurs pour votre convention à DEAUVILLE. En effet, cet établissement connu sous le nom de centre international de DEAUVILLE accueille par exemple tous les ans le festival du film américain.

De plus, de nombreux établissements proposent des locations de salles de conventions avec le matériel nécessaire à votre réunion ou aux vidéoconférences. Chacune d’entre elle est bien entendu équipée de paper board, vidéo projecteur, connexion wi-fi et des accessoires basiques.

Où se loger pendant une convention à Deauville?

Pour vos conventions à Deauville vous trouverez une large offre d’hébergements.  4 hôtels classés 5 étoiles équipés de salles de sports, de spa et un large choix de salles de séminaires.

LE GROUPE BARRIÈRE avec sa capacité d’accueil en 5 étoiles de plus de 1000 personnes réparties sur:

  • LE NORMANDY et ses 271 chambres idéalement situé au coeur de DEAUVILLE 
  • LE ROYAL autre établissement du groupe BARRIÈRE face à la plage et ses 247 chambres

mais également pour vous et vos collaborateurs:

  • LES CURES MARINES habillé en blanc qui possède 103 chambres 
  • LA FERME SAINT SIMEON situé au coeur du Pays d’Auge et ses magnifiques 35 chambres

Vous pourrez également préférez choisir parmi les 13 hôtels classés 4 étoiles celui qui correspondra le mieux pour l’organisation de votre convention.

Et au total, 2500 chambres sur l’ensemble des hôtels classés, vous trouverez forcément celui qui vous correspond pour votre convention à Deauville.

Pour résumer, choisir d’organiser votre séminaire à Deauville, c’est choisir:

  • La proximité de Paris
  • Une station balnéaire moderne
  • Des infrastructures adaptées
  • Un grand choix d’hébergement
  • Une ville qui développe le tourisme d’entreprise
  • Des activités originales encadrées

Les différentes étapes de l’organisation de votre convention à Deauville

Afin que l’agence puisse vous établir la meilleure configuration de votre événement, il est important de bien préparer votre convention à Deauville. C’est aussi un gain de temps considérable pour vous et l’agence qui saura mieux budgétiser votre séminaire.

Quel est le budget d’une convention à Deauville ?

Quel budget pour votre convention? Premier point à définir car il déterminera la destination, le type de prestations et des activités pour votre convention. vous trouverez une estimation de combien coûte une convention à Deauville un peu plus loin dans cet article.

Quel est la meilleure date pour une convention à Deauville ?

Choisir la bonne date n’est pas chose facile car il faut bien entendu tenir compte de la disponibilités de vos collaborateurs mais aussi des aléas du calendrier. (les ponts du mois de mai par exemple) 

Par ailleurs, l’agence pourra vous informer des manifestations prévues car certaines monopolisent les établissements hôteliers (festival du film Américain de DEAUVILLE par exemple) voire les salles de séminaires.

Vous devrez également choisir la période en fonction des activités que vous souhaitez réaliser avec vos collaborateurs car si un escape game peut se faire à tout moment, il est plus compliqué d’envisager du paddle en hiver !

Par ailleurs, il est important de savoir que de mars à octobre, la demande est très forte et qu’il est préférable de contacter votre agence dès le mois de décembre pour un séminaire en avril/mai !

Dans tous les cas, choisir d’organiser votre convention à Deauville c’est choisir une destination qui peut vous recevoir à tout moment de l’année.

La durée idéale d’une convention

Pour organiser une convention il vous faudra définir la durée de cette dernière. Quel est le but de votre convention et quels messages vous souhaitez faire passer ?

Si la plupart des séminaires s’organisent sur 3 jours (2 nuits) il n’y a pas de durée standard puisque chaque organisateur a sa propre raison de réunir ses clients ou collaborateurs.

Dans la plupart des cas, il faut prévoir 2 demies journées de transport et d’installation (aller-retour) le temps de travail et le temps consacré aux activités.

Le nombre de participants à la convention

Il faut déterminer le nombre de participants pour l’organisation de votre convention: collaborateurs, clients, fournisseurs, invités…

Choisissez d’abord qui vous souhaitez inviter, déterminer un nombre approximatif de participants en fonction du message que vous souhaitez faire passer.

Quelle est la meilleure destination pour une convention?

En France ou à l’étranger, il faudra tenir compte de votre budget pour faire ce choix. Idéalement, concentrez vous sur l’intensité de votre convention et privilégiez ainsi une destination pas trop éloignée de votre entreprise ou vous pourrez vous y rendre sans perdre de temps.

En général, le choix se porte sur une destination à 2h/2h30 de l’entreprise.

Si vous avez beaucoup de participants pour votre convention, éviter les longues distances et choisissez une ville comme Deauville capable de répondre tant sur la quantité que sur la qualité ! Deauville reste à 2 h de Paris et c’est la destination idéale pour un événement national.

Comment choisir son hôtel lors d’une convention à Deauville?

Il dépendra de nombreux éléments comme votre budget, vos besoins de salles, le nombre de participants et le type d’établissement souhaité.

Pour cela nous ne pouvons que vous conseiller de contacter votre agence locale car il est imprudent de sélectionner votre hébergement sur des photos en ligne qui cachent parfois de désagréables surprises!

Par ailleurs, les avis sont importants mais ce sont souvent ceux de vacanciers qui n’ont pas les mêmes attentes que l’entreprise qui recherche un hébergement pour organiser une convention.

L’agence quant à elle,  connaît parfaitement ses prestataires et peut facilement déterminer les critères importants pour que votre convention à Deauville soit réussi et pourra aussi vous proposer un type d’hébergement insolite si vous le souhaitez !

A préciser à votre agence organisatrice:

  • Le type de chambre (individuelle ou double)
  • Les services sur place (prestations incluses)
  • Le besoin en salles de réunion
  • La proximité du centre ou de la gare

Où manger lors d’une convention à Deauville ?

Votre hôtel propose géneñeralement un service de restauration. Cependant, il faudra également préciser à votre interlocuteur si vous souhaitez sortir déjeuner en extérieur.

Par ailleurs, si vous souhaitez l’organisation d’une soirée pendant la durée de votre convention à Deauville il est important de le préciser à l’agence. Certains établissements ne peuvent en effet pas proposer de soirée de gala et d’autres sauront répondre aux exigences de l’agence réceptive.

Donnez un maximum de détails à votre agence afin que votre convention à Deauville soit conforme à vos attentes.

Quel est le planning idéal lors d’une convention ?

L’agence réceptive est très organisée et vous remettra une feuille de route quelques jours avant votre séjour. Celle-ci reprendra l’ensemble des informations relatives à votre séjour avec le planning, les adresses, les numéros utiles…

Pour programmer votre convention à Deauville en fonction de vos attentes, il est important de préciser à votre agence réceptive le temps que vous souhaitez consacrer à : 

  • Vos réunions (journée, matinée, après-midi ?)
  • Vos activités
  • Le temps libre

Comment choisir ses salles de réunions pour une convention à Deauville?

Certains établissements possèdent des salles de convention mais toutes ne correspondent pas forcément à vos attentes. Il est important de préciser à votre interlocuteur:

  • La capacité attendue pour votre convention
  • Le nombre de petites salles de travail de groupes nécessaire
  • Le matériel dont vous avez besoin (vidéoprojecteur, micro, wi-fi…)
  • Les demandes spécifiques (estrade, mange debout…)

Pour les très grands groupes il faudra rapidement contacter l’agence pour bloquer les salles de grande capacité. Le CID de Deauville par exemple doit être réservé d’une année pour l’autre.

Quelles activités pendant une convention à Deauville?

Parmi l’ensemble des activités TEAM BUILDING lors de votre incentive à Deauville que vous proposeront les agences, vous trouverez forcément celles qui correspondront  à vos attentes : Activités de détente à Deauville, activités sportives ou culturelles et même insolites, faites votre choix. Vous trouverez sur ce lien  toutes les activités Team Building à Deauville.

Où faire une soirée de gala à Deauville lors d’une convention?

L’organisateur vous proposera bien entendu une soirée de gala lors de votre dernière journée de convention sur Deauville, en fonction de votre budget.

De la simple soirée au casino à la privatisation d’un lieu authentique pour épater l’ensemble de vos collaborateurs, plusieurs propositions peuvent vous être présentées. Imaginez par exemple une soirée barbecue géant, guitare et chants au coin du feu. Atypique !

Il conviendra de préciser à l’agence si vous prenez en charge les extras ou si chaque collaborateur se chargera de les régler sur place

Pour cela : faites appel à l’agence Convention Deauville (Model Week Travel) qui saura vous proposer toutes les alternatives possibles pour votre soirée de Gala à Deauville.

Quels sont les transports à prévoir ?

L’agence a la possibilité de vous organiser l’ensemble de vos déplacements, depuis votre entreprise jusqu’au retour.

Cependant la plupart des entreprises choisissent une prise en charge à la gare ou à l’aéroport de Deauville pour éviter le coût lié aux réservations par des tours opérator. Dans ce cas, l’agence vous accueille à votre arrivée sur Deauville.

Enfin, le déplacement entre hôtel, activités, et tous les déplacements internes peuvent être prévus par l’organisateur de votre convention.

Ainsi il faudra préciser à l’agence les demandes de transport suivantes:

  • de l’entreprise à la destination
  • les transferts éventuels
  • les déplacements lors du séminaire

Les cadeaux à offrir aux collaborateurs

Si vous souhaitez offrir un  cadeau aux participants, vous pouvez opter pour que l’organisateur les remette à un moment précis de votre convention ou les dispose dans les chambres.Pensez aux impératifs de voyage lors du choix de ces cadeaux, surtout si vous avez pris l’avion pour votre convention à Deauville.

Dois-je envoyer du matériel pour ma convention ?

Si vous envoyez du matériel spécifique pour votre séminaire à Deauville, pensez à le lister et l’envoyer bien à l’avance afin que vous puissiez être serein sur son arrivée et les aléas du transport.

N’oubliez pas de contacter votre interlocuteur pour être certain que la logistique puisse accueillir vos éléments (ascenseurs assez grands par exemple).

Quels sont les détails à ne pas oublier avant une convention à Deauville?

N’oubliez personne lors de votre convention à Deauville et pour cela nous vous conseillons de lister les participants et de noter les particularités de chacun (liste qu’il faudra remettre à l’agence)

Pensez notamment :

  • À certaines allergies
  • Aux régimes alimentaires particuliers
  • Aux handicaps
  • Aux considérations religieuses
  • Aux aléas du calendrier

Quelle est la meilleure agence pour organiser une convention à Deauville?

Il existe de nombreuses agences pour organiser un séminaire à Deauville. Privilégiez les agences réceptives locales qui connaissent parfaitement la ville. Si vous faites appel à une agence généraliste, elle sous traitera forcément à une de ces agences réceptives à Deauville.

Nous vous conseillons fortement de ne pas organiser votre convention à Deauville seul. Mais si vous vous lancer dans cette péripétie, pensez à bien lire vos contrats et à demander en amont à vos prestataires chaque condition générales de vente.

Combien coûte une convention à Deauville?

Deauville est une ville magnifique qui sait recevoir et vous ne serez pas déçus par la qualité des prestations lors de votre convention. Cependant, cette exclusivité a un coût.

Hébergement

Pour organiser une convention à Deauville, le coût dépendra en majeure de l’hébergement.

De la qualité du service de l’hôtel et de l’agence dépendra votre budget, cependant une fourchette peut être estimée en fonction de la catégorie de l’hôtel

Faire appel à une agence réceptive ayant des partenariats permet d’optimiser au maximum votre budget car ces dernières négocient les tarifs l’ensemble des groupes accueillis. Autre possibilité pour faire baisser les tarifs: diminuer en gamme pour privilégier les activités mais il serait dommage que l’hôtel ne correspondent plus à vos attentes.

Restauration

Si les tarifs varient du simple au double pour l’hébergement, l’offre de restauration est elle à peu près identique pour un déjeuner d’affaire. 

Le plus compliqué reste de trouver le restaurant qui accueille les groupes et de ne pas tomber sur une usine à touristes. Contactez une agence réceptive pour ne pas faire de faux pas.

Activités 

Les tarifs des activités sur Deauville varient énormément et il est difficile de budgétiser sans avoir une idée de ce que vous souhaitez.

Entre les activités Team Building classiques et les offres premium telles que la réalisation d’un film, ñes tarifs varient énormément bien entendu. 

Et aussi

  • Les cadeaux aux participants (en général 30-80 €)
  • Le photographe/vidéaste (fortement conseillé) entre 500 et 1200 € selon durée
  • Les locations spécifiques (photobooth, matériel particulier)
  • Les frais annexes

Fourchette de prix

Comptez en moyenne 500 euros par collaborateur par période 24h tout inclus. Ce tarif variera bien entendu en fonction des choix de prestations énumérés ci-dessus.

Témoignage d’une convention à Deauville

Je tenais à partager cette expérience assez inédite que nous avons vécue lors de notre dernière convention nationale à Deauville. Habitués de ces réunions bi-annuelles, mes collaborateurs sont parfois démotivés à l’idée de faire une convention classique. C’est bien entendu la réaction totalement opposée à ce que nous recherchons puisque ces événements réguliers sont censés accroître leur motivation. 

Pour cette dernière édition nous avons donc souhaité faire quelque chose de différent, hors des chemins battus et qui saura surprendre tout le monde. Pour cela nous avons fait appel à Model Week Travel, cette filiale d’une grande agence de mode et d’événementiel qui apporte vraiment un renouveau dans la conception des réunions d’entreprises. Elle m’avait été conseillée par le directeur d’une de nos filiales et je ne peux que l’en remercier.

De l’inédit, de l’authenticité, de la modernité : telles étaient les promesses de cette agence et le challenge que nous lui avions imposé.

Je ne rentrerai pas dans les détails mais imaginez une nuit en tentes au coin du feu, des guitaristes et un barbecue géant : en voilà de l’AUTHENTICITÉ

Cette nuit aura été le théâtre du tournage de quelques scènes du court métrage qu’ont réalisé mes équipes comme activité Team Building. INÉDIT!

Sur la plage, le lendemain matin, nous avons réalisé une chorégraphie filmée par un drone comme scène de fin pour clore le court-métrage : la MODERNITÉ

L’après-midi fut dédiée à une petite réunion de deux heures puis l’excellente Chasse au trésor qui est vraiment complète : traversée en bateau, dégustations, challenges, énigmes, tour au casino… De très nombreuses activités en une, pour tous les goûts.

Tout a été parfait, des prémices de l’organisation jusqu’à la fin de l’événement. La gentillesse des équipes et de ces deux frères, Greg et Steve, sont le point d’orgue de cet événement.

La plus grosse difficulté suscitée par cette convention à Deauville : faire mieux la prochaine fois!

Bravo !

Marc P – Dirigeant d’une société de 120 collaborateurs dans le domaine de l’agro-alimentaire.

Les contacts pour organiser votre convention à Deauville

Pour l’organisation de votre convention à Deauville, il est conseillé de faire appel à une agence locale, référente et moderne.

Comme vu dans le témoignage ci-dessus, voici les coordonnées de Model Week Travel, qui organise votre séminaire à Deauville de A à Z :

Model Week Travel

www.convention-deauville.com

+33 6 62 31 49 03

contact@convention-deauville.com

Nous avons souvent la demande de coordonnées de photographes et de vidéastes pour couvrir vos événements à Deauville :

L’Oeil de Deauville

www.photographe-deauville.com

+33 7 49 07 19 57

contact@photographe-deauville.com

Nous vous souhaitons un excellent séminaire à Deauville !

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